La Unidad de Abastecimiento y Servicios Auxiliares es la unidad orgánica que depende jerárquicamente de la Oficina de Administración y tiene por misión administrar el proceso de abastecimiento de los recursos materiales y servicios generales que requieren las diferentes unidades orgánicas del PETACC para el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales. Está a cargo de un Jefe de Unidad designado por el Jefe de Proyecto del PETACC a propuesta del Director de la Oficina de Administración.
LINEAS DE INTERRELACION
- Línea de Dependencia: Depende jerárquicamente de la Oficina de Administración del PETACC.
- Línea de Autoridad: Ejerce autoridad jerárquica sobre el Área de Almacén.
- Línea de Responsabilidad: Es responsable del cumplimiento de sus funciones y del logro de sus objetivos y metas ante la Oficina de Administración del PETACC.
- Línea de Coordinación: Para el cumplimiento de sus funciones mantiene relaciones de coordinación con todas las unidades orgánicas del PETACC, la Oficina Regional de Administración, la Oficina Descentralizada del Ministerio de Economía y Finanzas y la Oficina Descentralizada del Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado.
FUNCIONES
- Planificar, programar, coordinar, ejecutar y controlar el sistema de abastecimiento de bienes y servicios, en concordancia con el Plan Anual de Contrataciones (PAC) del PETACC.
- Proponer políticas, normas, procedimientos y procesos respecto a la gestión de abastecimiento de recursos materiales y servicios generales que requiere el PETACC.
- Elaborar, proponer, registrar, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Contrataciones (PAC) y sus modificaciones, en coordinación con la Oficina de Presupuesto y Planificación.
- Establecer los mecanismos de supervisión del cumplimiento de los contratos de adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras.
- Supervisar las actividades de almacenamiento y distribución en forma ágil y oportuna la demanda de materiales, equipos e insumos, así como garantizar el control de existencias de los bienes necesarios para la operatividad del PETACC.
- Programar y contratar el equipamiento, adecuación y mantenimiento de la infraestructura e instalaciones del PETACC.
- Brindar apoyo a los Comité Especiales encargados de efectuar los procesos de selección, dentro del ámbito de su competencia; así como formalizar las decisiones de otorgamiento de la buena pro, a través de la suscripción de los contratos y/o emisión de órdenes de compra o de servicios.
- Operar el Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE, en coordinación con los Comités Especiales.
- Proponer la conformación de la Comisión de Inventarios Físicos periódicos de los bienes, según normatividad vigente.
- Administrar el almacenamiento, registro y control; así como efectuar la supervisión de los inventarios físicos periódicos de los bienes de consumo.
- Administrar la prestación de servicios para el mantenimiento y conservación de los inmuebles, instalaciones, mobiliario, equipos y vehículos de la institución.
- Dirigir, coordinar y controlar las acciones de conservación, seguridad integral y vigilancia de la Infraestructura de la Sede Central del PETACC; así como delegar lo correspondiente a los campamentos de Santa Inés, Supaymayo y Ccaracocha.
- Organizar y mantener actualizado el archivo documentario integral y de las actuaciones de los procesos de contrataciones o adquisiciones de bienes; así como sus respectivos libros de registro.
- Otras funciones específicas que le asigne la Dirección de Administración, en materia de su competencia.
